Communication 2024/26 : Mise à jour annuelle obligatoire des données reprises dans le registre public

18 novembre 2024

Introduction

1. les modifications que vous pouvez apporter vous-même en tant que réviseur d’entreprises via le portail de l’IRE dans la rubrique « Mon profil » (par exemple la modification de vos coordonnées de contact) ;
2. les modifications au niveau du (des) cabinet(s) de révision / du réseau au(x)quel(s) vous êtes lié(s), qui doivent être apportées par le premier interlocuteur à contacter du (des) cabinet(s) de révision / du réseau concerné(s) (par exemple ajouter ou supprimer une relation avec un cabinet /réseau) ;
3. les modifications à soumettre préalablement à l’approbation de l’Institut qui doivent être introduites via le portail de l’IRE dans la rubrique « Mes demandes » (par exemple demander ou supprimer le statut de réviseur d’entreprises temporairement empêché, démissionner, inscrire une nouvelle personne morale, etc.).

Points d’attention lors de la revue de vos données

• Vérifiez bien que toutes les coordonnées de contact sont encore à jour.
• Vérifiez les éventuelles relations avec un cabinet de révision. Si une relation avec un cabinet de révision est manquante ou doit être supprimée, veuillez contacter le premier interlocuteur du cabinet concerné pour procéder à une rectification. Il est important – entre autres pour l’organisation des contrôles de qualité par le Collège et l’appel au paiement des cotisations – que ces relations soient correctement reprises dans le registre public.

Dans ce contexte, nous souhaitons clarifier certains termes sous « Relations IRE » :

1. Actionnaire : le réviseur d’entreprises personne physique et/ou le cabinet de révision qui détient des actions dans le cabinet concerné.
2. Associé : le réviseur d’entreprises personne physique qui détient des actions dans le cabinet concerné et/ou qui fait partie du management en tant que « Partner » ou « Associé ».
3. Administrateur : le réviseur d’entreprises personne physique et/ou le cabinet de révision qui est (sont) indiqué(s) dans les statuts comme administrateur (SRL, SA, …) ou gérant (Scomm) du cabinet concerné.
4. Collaborateur indépendamment lié : le réviseur d’entreprises ou le stagiaire réviseur d’entreprises personne physique qui facture ses activités à titre indépendant au cabinet concerné, par le biais (ou non) d’une société personnelle également inscrite au registre public, du moins en ce qui concerne les réviseurs d’entreprises. A noter que le réviseur d’entreprises indépendamment lié ne peut pas en même temps avoir la qualité d’associé, d’actionnaire et/ou d’administrateur.
5. Employé : le réviseur d’entreprises personne physique ou le stagiaire réviseur d’entreprises qui est lié au cabinet concerné par un contrat de travail.
6. Détenteur de pouvoir de signature : chaque cabinet de révision a l’obligation d’indiquer au moins un réviseur d’entreprises auquel le pouvoir de signature a été octroyé. Par « pouvoir de signature » il faut entendre la possibilité de signer mission révisorale au nom et pour le compte du cabinet de révision. Si le cabinet de révision en question n’exerce pas d’activité révisorale (comme par exemple les sociétés dites de management), le terme « pouvoir de signature » doit être interprété comme « le pouvoir d’engager le cabinet ». 
7. Personne de contact principale : le réviseur d’entreprises personne physique auquel les tiers pourront s’adresser en première instance et qui est responsable de la mise à jour et de la maintenance correcte des données du cabinet de révision concerné.

• Vérifiez les éventuelles relations avec un réseau. Si une relation avec un réseau est manquante ou doit être supprimée, veuillez contacter le premier interlocuteur du réseau concerné pour procéder à une rectification. L’apparition correcte des réseaux est indispensable, tant pour l’appel au paiement des cotisations par l’Institut que pour les contrôles effectués par le Collège. C’est pourquoi nous vous rappelons que tous les réviseurs d’entreprises personnes physiques (A) appartenant à un cabinet de révision (B), qui est à son tour membre d’un réseau (N), devraient eux-mêmes s’enregistrer en tant que membre de ce réseau (N).

Adresses e-mails

• E-mail : il s’agit d'une adresse e-mail unique servant également de login au portail de l’IRE. Cette adresse e-mail est utilisée pour la correspondance par e-mail avec l'Institut ;
• E-mail public : il s'agit de l’adresse e-mail publiée dans le registre public et donc accessible publiquement aux parties externes. Cette adresse e-mail est utilisée par toutes les instances externes (notamment le Collège) pour leur communication officielle avec les réviseurs d'entreprises. Par conséquent, il est d’une grande importance qu’une adresse e-mail professionnelle soit saisie dans ce champ (et non, par exemple, une adresse e-mail à des fins de marketing) ;
• E-mail public confirmations bancaires : dans le cadre de l'accord avec Febelfin, les confirmations bancaires sont envoyées à cette adresse e-mail.

• Il est demandé à tous les réviseurs d’entreprises de confirmer expressément pour le 15 décembre 2024 au plus tard que leurs données personnelles et, le cas échéant, celles de leur(s) cabinet(s) sont bien à jour. A cet effet vous devez parcourir via le portail de l’IRE les données reprises dans les différents onglets de la rubrique “Mon profil” et les vérifier (en tenant compte des points d’attention précités). Si toutes les données s’avèrent exactes et/ou les modifications nécessaires ont été apportées, vous êtes prié(e) de cocher la confirmation finale (voir procédure à suivre en annexe).
• Cette obligation de confirmation s’applique à tous les réviseurs d’entreprises (qu’ils soient actifs ou temporairement empêchés) et à tous les cabinets de révision et ceci, même si aucun changement dans le registre n’est intervenu en ce qui les concerne au cours des 12 mois qui précèdent.
• L’Institut communiquera au Collège la liste des réviseurs d’entreprises et des cabinets de révision qui resteraient en défaut en date du 15 décembre 2024 d’avoir effectué cette confirmation.

En ce qui concerne la gestion de vos données à caractère personnel, nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de l’IRE. Pour toute question, vous pouvez nous envoyer un e-mail à l’adresse privacy@ibr-ire.be.