3 juin 2024
Depuis 2022, l’Agence flamande pour l’Innovation et l’Entrepreneuriat (Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen – VLAIO) demande aux entreprises qui sollicitent une subvention auprès de VLAIO, de préparer un rapport financier final à la clôture du projet, en utilisant un modèle de coûts qui justifie les coûts réels avec des pièces justificatives (concernant les coûts de personnel, les coûts de fonctionnement, les coûts pour les performances externes et les coûts d’investissement). Ensuite, ces entreprises doivent contacter un professionnel (expert-comptable ou réviseur d’entreprises) pour faire attester le modèle de coûts. Pour le professionnel, il s’agit d’une mission consistant à effectuer des procédures spécifiques convenues (« agreed-upon procedures ») qui aboutissent à un rapport de constatations factuelles, basé sur le rapport financier final de l’entreprise, y compris les pièces justificatives associées et le budget approuvé.
Au début, il s’agissait d’un processus manuel où le réviseur d’entreprises devait simplement imprimer son propre rapport, le remplir, le signer, le numériser et le télécharger sur la plateforme VLAIO. Entre-temps, VLAIO a mis en place un processus entièrement numérique pour la soumission du “rapport financier d’attestation” par l’expert-comptable ou le réviseur d’entreprises.
Dans le flux numérique, il est demandé au professionnel de télécharger également sur la plateforme VLAIO : 1) le rapport financier final qu’il a reçu de l’entreprise (demandeur de la subvention) et 2) toutes les pièces justificatives qu’il a également reçues de l’entreprise. Ces pièces justificatives comprennent des données confidentielles, telles que des fiches de paie et des comptes individuels qui servent à justifier les coûts de personnel. Plus d’informations à ce sujet peuvent être trouvées sur le site web de VLAIO : Digitale flow financieel verslag met attestering et veel gestelde vragen.
Nous avons reçu des questions de nos confrères sur la compatibilité du téléchargement des pièces justificatives – parfois confidentielles – avec leur secret professionnel. En effet, ce sont les réviseurs d’entreprises, et non les entreprises elles-mêmes, qui doivent télécharger les pièces justificatives (y compris les documents confidentiels) sur la plateforme VLAIO.
Selon l’interprétation du Conseil de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises, renforcée par la jurisprudence et la doctrine, il n’y a pas de violation du secret professionnel. La mission se compose en effet de deux parties. Pour la partie de la mission qui concerne le téléchargement du rapport financier final et des pièces justificatives, le professionnel est expressément mandaté par l’entreprise concernée pour transmettre ces documents à VLAIO, au nom et pour le compte de l’entreprise, ce qui signifie que le secret professionnel n’est pas applicable pour cette partie de la mission, où le professionnel agit en tant que mandataire. Le professionnel n’agit en son propre nom que pour la partie de la mission qui concerne l’exécution des travaux menant à un rapport de constatations factuelles.
Il est recommandé de refléter clairement cette approche duale dans la lettre de mission et de mentionner également 1) que le réviseur d’entreprises a obtenu explicitement l’autorisation de l’entreprise pour transmettre les pièces justificatives via son 'rapport financier d’attestation’ à VLAIO, au nom et pour le compte de l’entreprise, et 2) que le réviseur d’entreprises traitera de manière confidentielle les données qu’il transmet ainsi. De même, le personnel de VLAIO et les personnes qui prennent connaissance de la demande de subvention ou de son suivi dans l’exercice de leurs fonctions sont tenus de traiter toutes les informations qu’ils reçoivent via le flux numérique de manière strictement confidentielle.