28 mai 2021
Patrick Van Impe, président de la commission de stage
Conformément à l’article 24 de l'arrêté royal du 17 août 2018 relatif à l’accès à la profession de réviseur d’entreprises, les stagiaires-réviseurs d’entreprises sont tenus d’établir annuellement un journal de stage dans lequel ils rendent compte de leurs activités de stage effectuées au cours de l’année de stage écoulée. A l’aide de ce journal de stage, la Commission de stage vérifie si le stage est effectué de manière suffisamment qualitative et si l’obligation d’effectuer au moins mille heures de missions révisorales sur base annuelle est respectée.
Afin de moderniser les activités de stage, la Commission de stage a décidé en 2020 de remplacer la version papier du journal de stage par une version électronique. A l’issue de nombreuses consultations avec le développeur de logiciels sélectionné, une première version provisoire du journal de stage électronique a été livrée à l’automne 2020 et a été soumise à de multiples phases de tests par la Commission de stage. Sur la base des résultats des tests, une série de corrections ont été apportées et des fonctionnalités supplémentaires ont également été ajoutées au journal de stage. Fin janvier 2021, le journal de stage électronique était enfin prêt à être utilisé par les stagiaires et a été mis en service via le portail de l’IRE. Les stagiaires ayant réussi l’examen d’aptitude à la fin de 2020 ont été invités à introduire leur dernier journal de stage intermédiaire par voie électronique. Cette première mise en service à petite échelle du journal de stage électronique s'est avérée fructueuse et la Commission de stage en espère une utilisation globale au cours de l'été 2021.
Le contenu du journal de stage électronique correspond globalement aux rubriques déjà connues du journal de stage papier. Toutefois, par rapport au journal de stage papier, la version électronique offre un certain nombre d'avantages importants pour tous les utilisateurs (notamment le stagiaire, le maître de stage, le rapporteur de la Commission de stage et les collaborateurs du service « Accès à la profession »). Les principaux avantages sont énumérés ci-dessous.
(1) Le processus intégral de préparation et de suivi du journal de stage se déroule via le portail de l’IRE. Concrètement, cela signifie que le stagiaire crée le journal de stage, le complète et le transfère au maître de stage pour vérification via son portail. Le maître de stage vérifie à son tour les données fournies par le stagiaire dans le journal de stage et y consigne son évaluation de l’année de stage écoulée. Une fois que le stagiaire a pris connaissance de cette évaluation et a formulé ses éventuelles remarques à ce sujet, le journal de stage peut être transmis au rapporteur de la Commission de stage. Ce dernier formule également son avis sur le journal de stage via le portail de l’IRE.
Tout au long de ce flux de travail, les utilisateurs sont informés de l'avancement du journal de stage par des e-mails générés automatiquement les informant immédiatement de l'action à entreprendre. En outre, le statut du journal de stage change à chaque étape du processus (par exemple, « en création » tant que le stagiaire n'a pas entièrement complété le journal de stage, « à valider par le maître de stage » dès que le maître de stage a reçu le journal de stage pour vérification, etc.)
Ce traitement complet du journal de stage via le portail de l’IRE – en tant que canal unique – en combinaison avec les e-mails générés automatiquement et les modifications de statut, assure un traitement plus rapide et un suivi plus efficace du journal de stage. En outre, toutes les personnes concernées ont accès au journal de stage à tout moment, ce qui facilite considérablement sa mise à jour si le stagiaire a déjà suspendu le stage, a déjà quitté le cabinet ou a changé de maître de stage durant l’année de stage.
(2) Un certain nombre de champs du journal de stage électronique sont préremplis sur la base des données du dossier du stagiaire qui sont déjà connues. Il s'agit principalement d’un certain nombre de données de base relatives aux données personnelles du stagiaire, au maître de stage et au lieu de stage. Si les données du dossier ne sont pas à jour, cela apparaîtra lors de la création du journal de stage. Cela offre donc une possibilité supplémentaire de vérification de l'exactitude des données du dossier. En outre, le modèle correct du journal de stage est automatiquement téléchargé selon les critères spécifiques du statut actuel du stagiaire (c’est-à-dire le modèle 1 pour les stagiaires qui ne sont pas encore admis à l'examen d’aptitude et le modèle 2 simplifié pour les stagiaires déjà admis à l'examen d’aptitude).
(3) Un certain nombre de contrôles logiques ont été intégrés dans le journal de stage électronique afin de détecter toute irrégularité. Ainsi, les stagiaires ayant suspendu leur stage pendant une période déterminée ne peuvent pas encoder les activités de stage effectuées pendant la période de suspension. Il n'est pas non plus possible d’encoder des prestations dont les dates de début et/ou de fin se situent en dehors de la période du journal de stage.
(4) L’aperçu annuel avec le récapitulatif du nombre d'heures prestées par rubrique est automatiquement renseigné sur la base des différentes prestations enregistrées par client. Cette procédure permet d’exclure les erreurs dans l'addition du nombre d'heures par rubrique.
(5) Le journal de stage électronique est composé de plusieurs onglets. Chaque onglet comprend en haut un bouton avec des instructions qui fournissent au stagiaire les explications pertinentes pour compléter la page en question.
Il ressort de ce qui précède que le journal de stage électronique constitue une valeur ajoutée en termes de convivialité et représente une simplification administrative.
Tous les stagiaires utiliseront le journal de stage électronique pour l’année de stage allant du 1er juillet 2020 au 30 juin 2021. La Commission de stage recueillera les expériences des différents utilisateurs dans l’intention de les utiliser à l'avenir lors d’éventuelles mises à jour et de l’optimisation ultérieure du journal de stage électronique.