13 november 2023
Fernand Maillard, bedrijfsrevisor
De tweede editie van het Belgisch Staatsblad van 23 oktober 2023 (pp 98835 tot 98858) publiceerde een interessante omzendbrief van de Minister van Justitie over de bekendmaking van de akten en documenten van vennootschappen, verenigingen en stichtingen. Naast het opheffen van twee (eerdere) omzendbrieven over hetzelfde onderwerp, waarvan de toepassing uiteindelijk een aantal praktische en interpretatieproblemen opleverde, herziet deze nieuwe omzendbrief onder andere de modaliteiten voor de bekendmaking van akten en de rol van de griffiers van de ondernemingsrechtbanken. Laat ons hopen dat iedereen het deze keer, van Aarlen tot Oostende, op dezelfde manier leest en dat een einde kan worden gemaakt aan de discussies over de interpretatie die van de ene uithoek van ons mooie Koninkrijk tot de andere verschilt.
Het lezen van deze omzendbrief kan lastig lijken (24 pagina's van het Staatsblad), maar het is interessant en heeft het voordeel dat het de situatie samenvat en de verschillende betrokken partijen op hun verantwoordelijkheden wijst.
De omzendbrief heeft enkel betrekking op “papieren” neerleggingen en niet op elektronische neerleggingen via eGreffe en eDepot wanneer deze mogelijk zijn.
Ter herinnering, de basisregels voor akten en documenten staan in het WVV (Wetboek van vennootschappen en verenigingen) en in Boek 1 van het KB WVV (koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV) van 29 april 2019.
De omzendbrief begint met een herinnering aan de vereiste vorm (authentieke akte, onderhandse akte) voor de oprichtingsakte en eventuele wijzigingsakten. Ter herinnering, vennootschappen, VZW's en private stichtingen verkrijgen rechtspersoonlijkheid vanaf de dag waarop de oprichtingsakte, het uittreksel uit de oprichtingsakte en een uittreksel uit de akten betreffende de benoeming van de bestuurders en, in voorkomend geval, van de personen gemachtigd om de rechtspersoon te vertegenwoordigen, ter griffie worden neergelegdDaarentegen verkrijgen IVZW's en stichtingen van openbaar nut rechtspersoonlijkheid op de datum van het koninklijk besluit waarbij zij worden erkend.
De Kruispuntbank van Ondernemingen gebruikt haar eigen terminologie en verwijst naar de datum waarop de griffie de rechtspersoon daadwerkelijk inschrijft in het rechtspersonenregister (deze datum is indicatief en heeft dus geen rechtsgevolgen); de begindatum van de activiteit is daarentegen de datum vanaf wanneer de ingeschreven rechtspersoon moet worden opgenomen in het rechtspersonenregister.
De omzendbrief beschrijft de aard van de controle uitgeoefend door de griffies wanneer een akte wordt neergelegd:
In principe is dit een puur formele controle. Noch het voornoemde WVV, noch het voornoemde KB WVV belasten de griffie met de opdracht de grond van de akten te controleren. De griffie kan evenwel de aandacht van de vennootschap, vereniging, stichting of samenwerkingsverband vestigen op eventuele onjuistheden, maar kan de neerlegging niet weigeren wanneer alle formele voorwaarden werden nageleefd.
Enkel de steller is verantwoordelijk voor het gegeven dat de grondvoorwaarden van de wet niet werden nageleefd. De griffie is niet bevoegd om de grond van akten te onderzoeken die haar worden voorgelegd.
Dit belet niet dat de ambtenaar van de griffie die in de uitoefening van zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf, is verplicht daarvan dadelijk bericht te geven aan de procureur des Konings bij de rechtbank binnen wier rechtsgebied die misdaad of dat wanbedrijf is gepleegd of de verdachte zou kunnen worden gevonden, en aan die magistraat alle desbetreffende inlichtingen, processen-verbaal en akten te doen toekomen.
In het kader van de verificatie van de voor de NBB bestemde informatie, moet de griffie de identiteit van de bestuurders en de identiteit van de neerlegger controleren. De omzendbrief legt de modaliteiten ervan uit.
Hetzelfde geldt voor de controle van het adres van de zetel in het adressenregister BeST Address (Belgian Streets and Adresses). Sinds 1 augustus 2023 moeten griffies via een “webservice” het bestaan van een Belgisch bestuursverbod controleren in het Centraal register van bestuursverboden (JustBan).
De griffie is ook verantwoordelijk voor het controleren van het Centraal Register Economische Knipperlichten na een adreswijziging van een VOF, een CommV of een BV, in samenwerking met de bevoegde griffie van de kamer voor ondernemingen in moeilijkheden.
De omzendbrief vermeldt voor elk type rechtspersoon de lijst van stukken die bij de griffie moeten worden neergelegd en in het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt. Er moet aan worden herinnerd dat de akten en gegevens pas aan derden kunnen worden tegengeworpen vanaf de dag van neerlegging ervan of, indien de bekendmaking is voorgeschreven, vanaf de bekendmaking ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad in de vorm van een uittreksel of, voor vennootschappen, een mededeling.
De regels voor het gebruik van talen worden ook herhaald. Ter herinnering:
In geval van tegenstrijdigheid tussen de stukken in de taal van het taalgebied met de vrijwillig openbaar gemaakte vertaling, kan deze laatste vertaling niet aan derden worden tegengeworpen. Die derden kunnen zich echter wel beroepen op de vrijwillig openbaar gemaakte vertaling, tenzij de rechtspersoon aantoont dat de derden kennis droegen van de versie in de taal of in één van de officiële talen van het taalgebied waar de zetel van de rechtspersoon is gevestigd
Wanneer een vennootschap een bekendmaking in een tweede landstaal wil doen, moeten twee formulieren I van bekendmaking worden gebruikt. Luik B van het eerste formulier I bevat de tekst in de ene taal, luik B van het tweede formulier I de bekend te maken tekst in de andere taal.
De taal van de formulieren is steeds gekoppeld aan de taal van het taalgebied waar de zetel van de rechtbank is gevestigd en waar de rechtspersoon haar zetel heeft.
De griffier mag aldus geen neerlegging van akten in andere talen weigeren voor zover ze aan voormelde regels voldoen. Anderzijds mag hij ze evenmin weigeren als hij zou opmerken dat een van de vereiste talen ontbreekt. De taalwetgeving voorziet in dit geval de nietigheid van het stuk.
Deze documenten moeten origineel worden ondertekend door de perso(o)n(en) die bevoegd is (zijn) om de rechtspersoon te vertegenwoordigen (organen) of desgevallend door de instrumenterende notaris (artikel 1:9, § 2, eerste lid, 6°, KB WVV). Bovendien is het niet onnuttig om in herinnering te brengen het WVV bepaalt dat kopieën van notulen voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders met vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Luik B van formulier I moet eveneens worden ondertekend, maar enkel op de achterzijde, zodat de handtekening zich niet op het bekendgemaakt stuk bevindt en aldus geen frauduleus gebruik ervan kan worden gemaakt: indien de handtekening op de voorzijde voorkomt, weigert de griffie de neerlegging.
Stukken die op papier worden neergelegd vereisen een originele handgeschreven handtekening, een elektronische handtekening kan enkel worden aangewend voor stukken die digitaal kunnen worden neergelegd.
Zo kunnen elektronisch ondertekende documenten worden neergelegd via JustAct of eDepot. In die zin heeft een elektronisch ondertekend stuk dat elektronisch wordt neergelegd dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven ondertekend stuk dat op papier ter griffie van de ondernemingsrechtbank wordt neergelegd.
Wanneer een elektronisch document wordt afgeprint is er sprake van een kopie, waarbij een (gekwalificeerde) elektronische handtekening in beginsel haar identificatiefunctie verliest van zodra het elektronisch getekende document wordt afgedrukt, doordat de technische betrouwbaarheid van het elektronische document verloren gaat.
De omzendbrief herinnert vervolgens aan de technische voorwaarden voor neerlegging op papier (art. 1:9, § 2, van het KB WVV), evenals aan het aantal exemplaren dat moet worden neergelegd. Dezelfde bekendmaking kan verschillende beslissingen bevatten, evenals de betalingsvoorwaarden. In sommige gevallen moet de NBB ook in kennis worden gesteld met behulp van formulier II, dat de griffie binnen 2 werkdagen na neerlegging bij de griffie naar de NBB moet sturen.
Daarna volgen enkele bijzondere gevallen en gebruik van de formulieren: wijziging van zetel, mandaten, gedelegeerd bestuurder (begrip niet gedefinieerd door het WVV), woonplaatskeuze, neerlegging van de vereenvoudigde jaarrekening, bekendmaking van de eerste of gecoördineerde versie van de statuten die voortvloeien uit een akte door een in België gevestigde notaris, overdracht van het dossier in geval van vereffening, buitenlandse vennootschappen, verenigingen en stichtingen, NGO's, openbaarmakingsformaliteiten van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden verschillen van de ene deelstaat naar de andere, openbaarmakingsformaliteiten van IVZW's en SON's, erkenning van een VZW als beroepsvereniging.
Tot slot bevat de omzendbrief een nuttige tabel waarin het gebruik van de formulieren wordt samengevat. Een welgekomen omzendbrief!
Ten slotte moet eraan worden herinnerd dat, hoewel de laattijdige neerlegging van een akte bij de griffie of de laattijdige bekendmaking in het Belgisch Staatsblad gevolgen kan hebben voor een rechtspersoon, bijvoorbeeld op het vlak van vertegenwoordiging en aansprakelijkheid, er geen andere directe sancties zijn dan de aansprakelijkheid van het bestuursorgaan of de bestuurders, wat op zich niet onbelangrijk is. Een te late bekendmaking van de benoeming van een bestuurder heeft tot gevolg dat de bestuurder niet rechtsgeldig kan handelen, maar zonder financiële sanctie voor de rechtspersoon. Daarentegen staan op het niet naleven van de termijn van één maand voor het aanpassen van het register van uiteindelijke begunstigden (UBO) strenge strafrechtelijke sancties die veel systematischer kunnen worden toegepast.