9 december 2021
Lieven Acke, bedrijfsrevisor
De vaststellingen gedaan naar aanleiding van kwaliteitscontroles hebben het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren geïnspireerd bij de opmaak van mededeling “Het belang en de vier kenmerken van een goed gedocumenteerd controledossier”.
Is deze mededeling wereldschokkend? Nee. Het is louter een overzichtelijke transcriptie van de wettelijke (wet van 7 december 2016) en normatieve (ISA 230) bepalingen ter zake.
Als de mededeling dan al niet wereldschokkend is, mag dan worden gesteld dat elk kantoor deze duidelijke regels en principes onverkort toepast? Spijtig genoeg is het antwoord hier ook negatief. In een minderheid van dossiers is het als bedrijfsrevisor-inspecteur, met de beste wil van de wereld, niet mogelijk om het “controle-verhaal” te begrijpen. Deze vaststelling valt te betreuren, zeker in het licht van het principe “Not documented, not done”.
Een goed gedocumenteerd dossier moet volgens het College voldoen aan 4 kenmerken:
Een controle uitgevoerd conform de ISA’s is vanaf het begin (kennisname van de gecontroleerde en risico-evaluatie) tot het einde (rapportering) een opeenvolging van in elkaar hakende stappen. Op die manier ontstaat een “controle-verhaal”. Terecht stelt het College als eerste essentieel kenmerk dat een goed controledossier alle relevante controlestappen en hun onderlinge samenhang bevat.
Kwaliteitscontroles geven aan dat het niet evident is om een controledossier dusdanig op te bouwen dat de interne logica van de controlebenadering en van de daaruit getrokken conclusies blijkt.
Misschien is het omdat dit doel slechts bereikt wordt aan de hand van “narratives”; de opmaak van synthesedocumenten is nu eenmaal tijdrovend en vraagt een minimum aan ervaringsniveau.
Hetzelfde kan worden gesteld met betrekking tot het tweede kenmerk.
Sommigen zullen stellen dat het College met de kenmerken 3 en 4 open deuren intrapt. Laatstgenoemden die refereren aan volledige en overzichtelijke documentatie in voldoende detail, lijken op het eerste zicht de evidentie zelf.
In de praktijk moet evenwel worden vastgesteld dat tickmarks frequent niet worden verklaard, dat, ofschoon voorzien in templates en tools, werkdocumenten geen indicatie bevatten van wie, wat, wanneer gedaan heeft, laat staan gereviewd heeft. Om dan nog te zwijgen van de emails die hun weg niet vinden naar het controledossier, ofschoon zij als controledocumentatie kwalificeren.
De overwegingen van het College worden zeer delicaat wanneer erop wordt gewezen dat een ontoereikend controledossier niet alleen problematisch is voor extern kwaliteitscontrole; terecht wordt de vraag gesteld hoe met goed gevolg een review kan worden uitgevoerd op een ontoereikend dossier.
Lost de mededeling van het College alle problemen op ? Nee en dat mocht ook niet worden verwacht.
Er blijven nog een aantal praktische vraagstukken die een antwoord behoeven. We denken bijvoorbeeld aan kenmerk 3 (documentatie in voldoende detail), waar gerefereerd wordt aan de verwijzing naar achterliggende documentatie. De klassieke doctrine stelt dat de het dossier de nodige informatie moet bevatten die moet toelaten om een controle opnieuw uit te voeren. Deze doctrine impliceert dat bijvoorbeeld in het dossier geen kopie van een factuur moet worden opgenomen, maar wel de identificatie van de betreffende factuur. Eerlijkheidshalve moeten we toegeven dat we moeten vaststellen dat sommige confraters werken met een “wachtbestand”, waarin, voor review doeleinden, een kopie van deze factuur is opgenomen. Eénmaal de review werd uitgevoerd, wordt het tussenbestand vernietigd.
Het valt ten slotte te betreuren dat het College zich genoodzaakt geacht heeft om de mededeling af te sluiten met een waarschuwing in het geval dat valse stukken worden toegevoegd aan het controledossier. Vaststellingen in dit verband door het College verklaren waarschijnlijk de gestrengheid waarmee het College de mededeling afsluit. Een gewaarschuwd bedrijfsrevisor is er twee waard.