19 november 2021
Ter gelegenheid van de publicatie van de Mededeling van het College van toezicht op de Bedrijfsrevisoren (CTR) over het belang en de vier kenmerken van een goed gedocumenteerd controledossier heeft de secretaris-generaal van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR), de heer Marc Bihain, een ontmoeting gehad met de secretaris-generaal van het CTR, mevrouw Ann De Roeck.
Hieronder vindt u het verslag van dit onderhoud.
MB: Mevrouw de secretaris-generaal, u staat nu één jaar aan het hoofd van het CTR. Waarom hebt u besloten deze mededeling over het belang van het documenteren van controledossiers te publiceren?
ADR:
'Via zijn controles streeft het College naar een voortdurende verbetering van de kwaliteit van de wettelijke controle in België, en dit in het algemeen belang van alle belanghebbenden (aandeelhouders, schuldeisers, cliënten, leveranciers, werknemers met name ...) in ons land. Met zijn communicatie wil het College preventief te werk gaan en aldus de transparantie over zijn verwachtingen in het kader van de periodieke kwaliteitscontrole vergroten. Dankzij die communicatie kunnen wij snel inzoomen op terugkerende bevindingen die het College ter harte neemt en onze ervaringen delen. De resultaten van onze controles worden uiteraard ook opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag. '
MB: Waarom dit thema kiezen?
ADR:
'De kwaliteit van audits hangt af van de onafhankelijkheid, het professionalisme, het professionele oordeel en het kritisch denken van de bedrijfsrevisoren, maar ook van de naleving van het normatieve kader dat door de wetgever en het IBR is vastgesteld. Zowel de wet van 7 december 2016 als de International Standards on Auditing (ISA) zijn bijzonder duidelijk over de verplichtingen met betrekking tot de documentatie van controledossiers. Maar al te vaak constateert het College echter dat de controledossiers niet perfect zijn. Ofwel heeft een bedrijfsrevisor de nodige controles uitgevoerd, maar kan hij ze niet aantonen, wat jammer is, ofwel is dit werk niet gedaan. Of nog is het niet mogelijk om uit het controledossier de aanpak en de ondernomen stappen te begrijpen: het controlespoor lijkt soms op een mistige bergpas waar een ervaren gids dreigt te verdwalen. '
MB: Terugkomend op de kern van de zaak: waarom is de documentatie ter ondersteuning van de controledossiers zo belangrijk voor het College? Gaat het hier niet om puur formalisme?
ADR:
'Wel integendeel. Volledige, duidelijke en nauwkeurige documentatie moet deel uitmaken van het DNA van elke bedrijfsrevisor en is van essentieel belang voor het verkrijgen van een kwalitatief auditdossier. Het is in ieder geval de beste manier om aan te tonen dat de controlewerkzaamheden daadwerkelijk en in overeenstemming met de normen zijn verricht. Zoniet loopt de bedrijfsrevisor het risico te stuiten op het principe "not documented, not done ". Bovendien is dit controledossier ook nuttig voor hem of haarzelf: om de controlewerkzaamheden te beheersen, alleen of in teamverband, of in het kader van een kwaliteitscontrole door een EQCR of een reviewer, in het kader van het toezicht van het College of zelfs een aansprakelijkheidsgeschil voor een rechtbank.'
MB: Wat is het recept voor een goed controledossier voor een bedrijfsrevisor?
ADR:
'Leg alle relevante stappen van uw audit en hun onderlinge samenhang op een logische manier vast; bewaar voldoende rechtvaardiging voor de gemaakte keuzes volgens uw professioneel oordeel; leg vervolgens de uitgevoerde auditwerkzaamheden voldoende gedetailleerd vast en zorg er ten slotte voor dat het dossier volledig en goed geordend is, eventueel met kruisverwijzingen en een traceerbaar auditspoor. Uiteraard moet er rekening gehouden worden met de aard, de omvang en de complexiteit van de activiteiten van de cliënt en de daaraan verbonden risico's. Zoals met keukenrecepten: gemakkelijk gezegd maar niet altijd gemakkelijk gedaan, want tijd is kostbaar en vluchtig.'