28 mei 2021
Patrick Van Impe, voorzitter stagecommissie
De stagiairs-bedrijfsrevisoren zijn overeenkomstig artikel 24 van het koninklijk besluit van 17 augustus 2018 betreffende de toegang tot het beroep van bedrijfsrevisor gehouden tot het jaarlijks opstellen van een stagedagboek waarin zij verslag uitbrengen over hun stageactiviteiten van het voorbije stagejaar. Aan de hand van dit stagedagboek gaat de Stagecommissie na of de stage op een voldoende kwalitatieve wijze wordt ingevuld en of de verplichting tot het uitvoeren van minimaal duizend uren revisorale opdrachten op jaarbasis wordt nageleefd.
Met het oog op de modernisering van de stageactiviteiten heeft de Stagecommissie in 2020 beslist om de papieren versie van het stagedagboek te vervangen door een elektronische versie. Na veelvuldig overleg met de gekozen softwareontwikkelaar werd in het najaar van 2020 een eerste ontwerpversie van het elektronisch stagedagboek opgeleverd die door de Stagecommissie aan meerdere testfasen werd onderworpen. Op basis van de testresultaten werden nog een reeks correcties doorgevoerd en werden er eveneens bijkomende functionaliteiten aan het stagedagboek toegevoegd. Eind januari 2021 was het elektronisch stagedagboek definitief klaar voor ingebruikname door de stagiairs en werd er overgegaan tot de invoering ervan via het IBR-portaal. De stagiairs die eind 2020 geslaagd waren voor het bekwaamheidsexamen werden uitgenodigd om hun laatste tussentijds stagedagboek elektronisch in te dienen. Deze eerste kleinschalige ingebruikname van het elektronisch stagedagboek is succesvol gebleken en stemt de Stagecommissie hoopvol voor het algeheel gebruik ervan in de zomer van 2021.
De inhoud van het elektronisch stagedagboek stemt in grote lijnen overeen met de reeds gekende rubrieken van het papieren stagedagboek. In vergelijking met het papieren stagedagboek biedt de elektronische versie evenwel een aantal belangrijke voordelen voor alle gebruikers (met name de stagiair, de stagemeester, de verslaggever van de Stagecommissie en de medewerkers van de dienst ‘Toegang tot beroep’). De voornaamste voordelen worden hierna opgesomd.
(1) Het integrale proces met betrekking tot de voorbereiding en de opvolging van het stagedagboek verloopt via het IBR-portaal. Dit betekent concreet dat de stagiair via zijn portaal het stagedagboek aanmaakt, invult en ter nazicht doorstuurt naar de stagemeester. Die kijkt op zijn beurt de door de stagiair verstrekte gegevens na en brengt zijn beoordeling uit over het afgelopen stagejaar. Nadat de stagiair kennis heeft genomen van deze beoordeling en zijn eventuele opmerkingen hierbij heeft geformuleerd, kan het stagedagboek worden doorgezonden naar de verslaggever van de Stagecommissie. Die laatste formuleert eveneens via het IBR-portaal zijn advies bij het stagedagboek.
De gebruikers worden tijdens deze volledige workflow geïnformeerd over de voortgang van het stagedagboek aan de hand van automatisch gegenereerde e-mails waarmee zij onmiddellijk in kennis worden gesteld van de actie die zij moeten ondernemen. Bovendien wijzigt het statuut van het stagedagboek bij iedere stap in het proces (bijvoorbeeld “in opmaak” zolang de stagiair het stagedagboek niet volledig heeft ingevuld, “goed te keuren door de stagemeester” zodra de stagemeester het stagedagboek ter nazicht ontvangen heeft, enz.).
Deze volledige verwerking van het stagedagboek via het IBR-portaal - als uniek kanaal - in combinatie met de automatisch gegenereerde e-mails en de wijzigingen van het statuut, zorgen voor een snellere verwerking en meer efficiënte opvolging van het stagedagboek. Bovendien hebben alle betrokkenen op ieder ogenblik toegang tot het stagedagboek, wat de invulling ervan aanzienlijk vereenvoudigt in geval de stagiair de stage reeds heeft opgeschort, het kantoor reeds heeft verlaten of in de loop van het stagejaar is veranderd van stagemeester.
(2) Een aantal velden van het elektronisch stagedagboek zijn vooraf ingevuld op basis van de reeds gekende dossiergegevens van de stagiair. Het betreft voornamelijk een aantal basisgegevens m.b.t. de personalia van de stagiair, de stagemeester en de stageplaats. In geval de dossiergegevens niet actueel zouden zijn, zal dit blijken bij de aanmaak van het stagedagboek. Dit biedt bijgevolg een bijkomende controlemogelijkheid van de juistheid van de dossiergegevens. Bovendien wordt automatisch het correcte model van stagedagboek opgeladen volgens de criteria eigen aan het actuele statuut van de stagiair (namelijk model 1 voor de stagiairs die nog niet zijn toegelaten tot het bekwaamheidsexamen en het vereenvoudigde model 2 voor de stagiairs die reeds zijn toegelaten tot het bekwaamheidsexamen).
(3) In het elektronisch stagedagboek werden een aantal logische controles verwerkt teneinde eventuele onregelmatigheden op te sporen. Zo kunnen de stagiairs die gedurende een bepaalde periode hun stage hebben opgeschort, geen stageactiviteiten invullen die tijdens een periode van opschorting werden uitgevoerd. Het is evenmin mogelijk om prestaties in te vullen waarvan de begin- en/of einddata buiten de periode van het stagedagboek vallen.
(4) Het jaaroverzicht met de samenvatting van het aantal gepresteerde uren per rubriek wordt automatisch ingevuld op basis van de verschillende prestaties die per klant worden geregistreerd. Hierdoor worden fouten bij de optelling van het aantal uren per rubriek uitgesloten.
(5) Het elektronisch stagedagboek is opgebouwd uit verschillende tabbladen. Ieder tabblad bevat bovenaan een knop met instructies waar de stagiair de nodige toelichting terugvindt over de wijze waarop de pagina in kwestie moet worden ingevuld.
Uit voorgaande punten mag blijken dat het elektronisch stagedagboek een meerwaarde betekent op het vlak van gebruiksvriendelijkheid en een administratieve vereenvoudiging inhoudt.
Alle stagiairs zullen voor het stagejaar 1 juli 2020 tot en met 30 juni 2021 het elektronisch stagedagboek in gebruik nemen. De Stagecommissie zal de ervaringen van de verschillende gebruikers verzamelen met de bedoeling om deze in de toekomst aan te wenden bij eventuele updates en verdere optimalisering van het elektronisch stagedagboek.