15 april 2021
Fernand Maillard, bedrijfsrevisor
In het verlengde van de column over de algemene vergadering en het begrip bureau van de algemene vergadering, willen wij aandacht besteden aan het elektronisch stemmen.
Het WVV bepaalt dat, indien de algemene vergadering op afstand wordt gehouden, het bestuursorgaan een elektronisch communicatiemiddel moet ter beschikking stellen dat de aandeelhouders ten minste in staat moet stellen om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken. Het WVV neemt dit op in de eerste paragraaf, derde lid van de artikelen 5:89 WVV (BV), 6:75 WVV (CV) en 7:137 WVV (NV). Tenzij de statuten anders bepalen, mogen de aandeelhouders zich door een lasthebber, die geen aandeelhouder moet zijn, laten vertegenwoordigen (art. 5:95 (BV), 6:80 (CV), 7:142 (niet-genoteerde NV) en 7:143 (genoteerde NV) WVV).
Het WVV voorziet ook dat de elektronische stemming op afstand kan gebeuren vóór de algemene vergadering (paragraaf 4 van de art. 5:89 (BV) en 6:75 (CV), alsook art. 7:46 WVV voor de NV). Deze voorafgaande stemming moet in de statuten voorzien zijn en is bij gebrek daaraan niet toegestaan. Als de vennootschap stemmen op afstand langs elektronische weg toestaat, moet zij in staat zijn de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren, op de bij of krachtens de statuten bepaalde wijze.
Er wordt op gewezen dat het WVV bepaalt dat ook op de algemene vergadering van obligatiehouders elektronisch kan worden gestemd (art. 5:118 (BV), 6:103 (CV), 7:173 (NV) WVV), waarbij wordt opgemerkt dat de Koning de aard en de toepassingsvoorwaarden van het elektronisch stemmen en het te verkrijgen schriftelijk akkoord kan verduidelijken, maar tot op heden is hierover geen koninklijk besluit uitgevaardigd.
Wat de praktische modaliteiten van zowel de deelname op afstand aan de algemene vergadering als van het elektronisch stemmen betreft, is het aan het bestuursorgaan van de vennootschap om deze vast te stellen, waarbij in de statuten wordt bepaald welke formaliteiten moeten worden vervuld om tot de algemene vergadering te worden toegelaten.
Wat verenigingen betreft, is ook voorzien in elektronisch stemmen op de algemene vergadering volgens de regels en voorwaarden inzake veiligheid en identificatie die vergelijkbaar zijn met die van vennootschappen (art. 9:16/1, §1 WVV voor VZW's en 10:7/1, §1 WVV voor IVZW’s). Het WVV bepaalt ook dat stemmen op afstand langs elektronische weg kan plaatsvinden voorafgaand aan de algemene vergadering (paragraaf 2 van art. 9:16 (VZW) en 10:7/1 (IVZW) WVV). Zoals voor vennootschappen moet de voorafgaande stemming in de statuten zijn voorzien, anders is het niet toegestaan.
Er wordt op gewezen dat artikel 9:15 WVV toestaat dat leden van VZW's zich in de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of, indien de statuten het toestaan, door een persoon die geen lid is; voor IVZW's is echter niets bepaald met betrekking tot deze vertegenwoordiging, die in de statuten moet worden geregeld in afwezigheid van een dwingende of aanvullende bepaling in het WVV op dit punt, bij gebrek waaraan deze niet is toegestaan.
Elektronische hulpmiddelen hebben vanzelfsprekend een praktisch nut (vermijden van reizen en dode tijd in de agenda) en zijn evident in tijden van quarantaine, maar lossen niet alle problemen op. Wij kunnen onder meer denken aan de beginselen van geheime stemmingen (vaak voorzien bij stemmingen over de keuze van personen, of gewoon omdat sommige deelnemers niet openlijk een keuze willen uiten); het WVV bepaalt immers dat de vennootschap of vereniging in staat moet zijn de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder/het lid dat stemt te controleren. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om zowel de identificatie als de anonimiteit van de stem te garanderen. Moeten de identificatie van de stemmers en de controle op de geldigheid van de uitgebrachte stemmen worden toevertrouwd aan de stemopnemers, zoals voorgesteld door Michel Davagle, een eminent juridisch adviseur, die dan tot geheimhouding verplicht zouden zijn? Dit zou inderdaad een elegante oplossing zijn om de geheime stemming in goede omstandigheden te organiseren. Een andere oplossing zou het gebruik van aanvullende software voor het uitbrengen van de stemmen kunnen zijn, waarbij de toegang tot de gegevens beperkt zou zijn tot de stemopnemers, die opnieuw aan strikte geheimhouding gebonden zouden zijn, en de gegevens zouden moeten worden vernietigd nadat de stemopnemers hun controle hebben verricht.
Met betrekking tot de stemmen op afstand die vóór de algemene vergadering worden uitgebracht, rijst een andere relevante vraag: moeten deze aandeelhouders/leden op afstand in aanmerking worden genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum, aangezien zij niet (zelfs niet op afstand) aan de algemene vergadering deelnemen en hun stem uitbrengen voordat de vergadering wordt gehouden? Het WVV hult zich in stilzwijgen over dit onderwerp.
Men kan zich ook terecht afvragen wat de morele waarde is van de stemmen die worden uitgebracht vóór de algemene vergadering, d.w.z. voordat de algemene vergadering kennis heeft genomen van de verslagen van het bestuursorgaan (en, in voorkomend geval, van de commissaris) en van de beraadslagingen en besprekingen over deze verslagen en andere punten die in de algemene vergadering aan de orde zijn gekomen: men denke onder meer aan de kwijting van de bestuurders voor hun mandaat.
Kortom, over de organisatie van zowel een algemene vergadering op afstand als het elektronisch stemmen vóór of tijdens een algemene vergadering kan niet worden geïmproviseerd. Er zal behoefte zijn aan nauwkeurige en praktische schriftelijke regels, adequate tools en, indien nodig, statutaire regels voor bepaalde punten. Zowel de rol van het bureau van de algemene vergadering (in de hoop dat hun samenstelling duidelijk is omschreven in de statuten of in onderlinge overeenstemming door alle deelnemers aan de vergadering) als die van de stemopnemers zal belangrijk zijn om het goede verloop van de vergadering te garanderen en beroepsprocedures en de gevolgen daarvan voor de goede werking van de onderneming te voorkomen.