18 november 2024
Inleiding
Het openbaar register wordt bijgehouden door het IBR, onder de verantwoordelijkheid van het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (hierna “het College”), in de vorm van een elektronische databank die voor elke bedrijfsrevisor en elk bedrijfsrevisorenkantoor de datum aangeeft van de laatste actualisering (artikel 17, §1 van het koninklijk besluit van 21 juli 2017 betreffende de toekenning van de hoedanigheid van bedrijfsrevisor alsook de inschrijving en registratie in het openbaar register van de bedrijfsrevisoren).
Om hun opdrachten correct te kunnen uitvoeren is het zowel voor het Instituut als voor het College van groot belang dat de gegevens die zijn opgenomen in het openbaar register volledig, correct en actueel zijn. We herinneren u er in dat opzicht aan dat de bedrijfsrevisoren, overeenkomstig artikel 10, §1, 2de lid van de wet van 7 december 2016, “verantwoordelijk zijn voor de juistheid van de meegedeelde gegevens aan het Instituut”.
Wijzigingen in het openbaar register
Elke wijziging aan de gegevens in het openbaar register, moet spontaan en binnen de maand worden meegedeeld aan het Instituut (artikel 17, §2 van het voormeld Koninklijk Besluit van 21 juli 2017).
Er kunnen drie types van wijzigingen onderscheiden worden, namelijk:
- de wijzigingen die u als bedrijfsrevisor zelf kan aanpassen via het IBR- portaal in de rubriek “Mijn profiel” (bijvoorbeeld wijziging van contactgegevens);
- de wijzigingen op het niveau van het (de) bedrijfsrevisorenkanto(o)r(en) / het netwerk waaraan u verbonden bent, die door de voornaamste contactpersoon van het (de) bedrijfsrevisorenkanto(o)r(en) / het netwerk moeten worden doorgevoerd (bijvoorbeeld relatie met een kantoor / netwerk toevoegen of verwijderen);
- de wijzigingen die voorafgaandelijk moeten worden voorgelegd aan het Instituut en moeten worden ingediend via het IBR-portaal in de rubriek “Mijn aanvragen” (bijvoorbeeld aanvragen of stopzetten van het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor, ontslag, inschrijving van een nieuwe rechtspersoon, enz.).
Aandachtspunten tijdens het nazicht van uw gegevens
Doorloop alle tabbladen van uw elektronisch dossier en:
- Kijk goed na of alle contactgegevens nog correct zijn.
- Verifieer de eventuele relaties met een bedrijfsrevisorenkantoor. Indien een relatie met een kantoor ontbreekt of moet worden stopgezet, gelieve dan de voornaamste contactpersoon van het betrokken kantoor te contacteren voor een rechtzetting. Het is onder meer voor de organisatie van de kwaliteitscontroles door het College en de opvraging van de bijdragen van belang dat deze relaties correct zijn weergegeven in het openbaar register.
In dat verband wensen we enkele begrippen onder “Links IBR” te verduidelijken:
- Aandeelhouder: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die en/of het bedrijfsrevisorenkantoor dat over aandelen beschikt van het betreffende kantoor.
- Vennoot: de bedrijfsrevisor natuurlijk persoon die over aandelen beschikt van het betreffende kantoor en/of als “Partner” deel uitmaakt van het management.
- Bestuurder: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die en/of het bedrijfsrevisorenkantoor dat in de statuten benoemd werd als bestuurder (BV, NV,...) of zaakvoerder (CommV) van het betreffende kantoor.
- Zelfstandig verbonden medewerker: de bedrijfsrevisor of de stagiair bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die zijn werkzaamheden op zelfstandige basis factureert aan het betreffende kantoor, al dan niet via een persoonlijke vennootschap, tevens ingeschreven in het openbaar register, tenminste voor wat de bedrijfsrevisoren betreft. De bedrijfsrevisor zelfstandig verbonden medewerker kan NIET tegelijkertijd over de hoedanigheid van vennoot, aandeelhouder en/of bestuurder beschikken.
- Werknemer: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon of stagiair bedrijfsrevisor die met een arbeidsovereenkomst verbonden is met het betreffende kantoor.
- Houder van handtekeningbevoegdheid: binnen elk bedrijfsrevisoren-kantoor dient minstens één bedrijfsrevisor als “houder van handtekeningbevoegdheid” te worden aangeduid. Onder “handtekeningbevoegdheid” wordt verstaan “de bevoegdheid om in naam en voor rekening van het kantoor een revisorale opdracht te ondertekenen”. Indien het betreffende kantoor op zich geen revisorale werkzaamheden uitvoert (bijvoorbeeld de zogenaamde managementvennootschappen), dient het begrip “handtekeningbevoegdheid” te worden geïnterpreteerd als de “bevoegdheid om het kantoor te verbinden”.µ
- Voornaamste contactpersoon: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon tot wie derden zich in eerste instantie kunnen richten en die verantwoordelijk is voor het correct actualiseren en bijhouden van de gegevens van het betreffende kantoor.
- Controleer de eventuele relaties met een netwerk. Indien een relatie met een netwerk ontbreekt of moet worden stopgezet, gelieve dan de voornaamste contactpersoon van het betrokken netwerk te contacteren voor een rechtzetting. Een correcte weergave van de netwerken is noodzakelijk, zowel voor het opvragen van de bijdragen door het Instituut als voor de controles die worden uitgevoerd door het College. We herinneren er u daarom aan dat alle bedrijfsrevisoren natuurlijke personen (A) die verbonden zijn aan een bedrijfsrevisorenkantoor (B), dat op zijn beurt deel uitmaakt van een netwerk (N), zich ook als natuurlijke persoon moeten registeren als lid van dat netwerk (N).
Momenteel hebt u het statuut van bedrijfsrevisor. Indien u zich echter in een situatie van onverenigbaarheid zou bevinden (zie artikel 29 van de wet van 7 december 2016), moet u het statuut van tijdelijk verhinderd bedrijfsrevisor aannemen. De verklaring van verhindering moet bij het Instituut worden ingediend ten laatste binnen de vijftien dagen volgend op de dag waarop de situatie van verhindering gestart is.
Het aanvinken van de jaarlijkse bevestiging wordt bijgevolg beschouwd als de impliciete verklaring dat u zich niet in een onverenigbaarheidssituatie bevindt.
E-mailadressen
Hierna volgt toelichting omtrent de drie e-mailvelden voorzien in het elektronisch dossier:
- E-mail: dit is een uniek e-mailadres en tevens uw login voor het IBR-portaal. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor de e-mailcorrespondentie met het Instituut;
- Publieke e-mail: dit is het e-mailadres dat in het openbaar register wordt gepubliceerd en dus publiek toegankelijk is voor externe partijen. Dit e-mailadres wordt gebruikt door alle externe instanties (onder meer het College) voor hun officiële communicatie met de bedrijfsrevisoren. Het is bijgevolg van groot belang dat in dit veld een professioneel e-mailadres wordt ingevuld (en bijvoorbeeld geen e-mailadres voor marketingdoeleinden);
- Publieke e-mail bankbevestigingen: in het kader van het akkoord met Febelfin worden de bankbevestigingen naar dit e-mailadres verstuurd.
Deze drie e-mailadressen kunnen - naargelang uw keuze of de keuze van uw kantoor - identiek zijn.
Verplichte jaarlijkse bevestiging
Artikel 17, §3 van het voormeld Koninklijk Besluit van 21 juli 2017 bepaalt het volgende: “De bedrijfsrevisoren bevestigen jaarlijks aan het Instituut dat de op hen betrekking hebbende gegevens opgenomen in het openbaar register volledig en actueel zijn”. Voorgaand artikel heeft zowel betrekking op de gegevens van de natuurlijke personen als op die van de bedrijfsrevisorenkantoren.
Bovendien bepaalt het Protocol van 12 september 2018 (ondertekend door het College en het IBR) dat “Het Instituut ieder jaar aan het College uiterlijk tegen 15 december de lijst van bedrijfsrevisoren die deze bevestiging niet hebben uitgevoerd, zal overmaken”.
Samengevat:
- Er wordt aan alle bedrijfsrevisoren uitdrukkelijk gevraagd om ten laatste tegen 15 december 2024 te bevestigen dat hun persoonlijke gegevens en, desgevallend, die van hun kantoor actueel zijn. U dient hiervoor in het IBR-portaal (rubriek “Mijn profiel”) de gegevens in de verschillende tabbladen van het dossier te overlopen en na te kijken (rekening houdend met voormelde aandachtspunten). Indien alle gegevens correct zijn en/of de vereiste wijzigingen werden doorgevoerd, dient u de finale bevestiging aan te vinken (zie te volgen procedure in bijlage).
- Deze bevestigingsverplichting is van toepassing op alle bedrijfsrevisoren (of ze nu actief of tijdelijk verhinderd zijn) en op alle bedrijfsrevisoren-kantoren, ook al heeft er zich voor hen de voorbije 12 maanden geen enkele wijziging in het openbaar register voorgedaan.
- Het Instituut zal de lijst van bedrijfsrevisoren en bedrijfsrevisorenkantoren die op 15 december 2024 deze bevestiging niet hebben uitgevoerd, aan het College overmaken.
Indien u problemen ondervindt bij het actualiseren van uw gegevens in het openbaar register kan u steeds contact opnemen met de dienst ‘Openbaar register’ (contactpersonen: Stef VAN ATTENHOVEN en Astrid VAN DROOGENBROECK, reg@ibr-ire.be of 02/512.51.36).
Wat het beheer van uw persoonsgegevens betreft, nodigen wij u uit om het privacybeleid van het IBR te raadplegen. Als u vragen hebt, kunt u een e-mail sturen naar privacy@ibr-ire.be.