3 juni 2024
Sinds 2022 vraagt het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) dat ondernemingen die bij VLAIO een subsidie aanvragen, bij de afsluiting van het project een financieel eindverslag opmaken aan de hand van een kostenmodel waarbij ze de reële kosten moeten staven aan de hand van bewijsstukken (i.v.m. personeelskosten, werkingskosten, kosten voor externe prestaties en investeringskosten). Vervolgens moeten deze ondernemingen een beroepsbeoefenaar (accountant of bedrijfsrevisor) contacteren om het kostenmodel te laten attesteren. Voor de beroepsbeoefenaar betreft het hier een opdracht tot het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden (“agreed-upon procedures”) die resulteren in een verslag van feitelijke bevindingen, gebaseerd op het financieel eindverslag van de onderneming inclusief bijhorende bewijsstukken en de goedgekeurde begroting.
Aanvankelijk ging het om een manueel proces waarbij de bedrijfsrevisor enkel zijn eigen verslag moest afdrukken, invullen, ondertekenen, inscannen en opladen op het VLAIO-platform. Inmiddels heeft VLAIO een volledig digitaal proces opgezet voor het indienen van het “financieel verslag met attestering” door de accountant of bedrijfsrevisor.
In de digitale flow wordt aan de beroepsbeoefenaar gevraagd om op het VLAIO-platform ook op te laden: 1) het financieel eindverslag dat hij van de onderneming (aanvrager van de subsidie) ontvangen heeft en 2) alle bewijsstukken die hij eveneens van de onderneming ontvangen heeft. Tot deze bewijsstukken behoren vertrouwelijke gegevens, waaronder loonfiches en individuele rekeningen die dienen ter staving van de personeelskosten. Meer informatie hierover vindt men op de website van VLAIO: Digitale flow financieel verslag met attestering en veel gestelde vragen.
Sommige van onze confraters hebben ons onlangs gecontacteerd met de vraag hoe het opladen van de onderliggende – soms vertrouwelijke – bewijsstukken zich verhoudt tot hun beroepsgeheim. Immers, de bedrijfsrevisoren, en dus niet de ondernemingen zelf, moeten de bewijsstukken (waaronder vertrouwelijke documenten) opladen op het VLAIO-platform.Volgens de lezing van de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, daarin gesterkt door rechtspraak en rechtsleer, is er geen sprake van schending van het beroepsgeheim. De opdracht bestaat namelijk uit twee delen. Voor het gedeelte van de opdracht dat betrekking heeft op het opladen van het financieel eindverslag en de bewijsstukken wordt de beroepsbeoefenaar door de betrokken onderneming uitdrukkelijk gemandateerd om in naam en voor rekening van de onderneming deze documenten over te maken aan VLAIO, hetgeen inhoudt dat het beroepsgeheim voor dit deel van de opdracht, waar de beroepsbeoefenaar optreedt als lasthebber, niet van toepassing is. De beroepsbeoefenaar handelt enkel in eigen naam voor het gedeelte van de opdracht dat betrekking heeft op het uitvoeren van de werkzaamheden die leiden tot een verslag van feitelijke bevindingen.
Het is aangewezen deze tweeledige benadering van de opdracht ook duidelijk tot uiting te brengen in de opdrachtbrief en daarbij te vermelden 1) dat de bedrijfsrevisor van de onderneming uitdrukkelijk de toestemming heeft verkregen om, in naam en voor rekening van de onderneming, de bewijsstukken via zijn 'financieel verslag met attestering' over te maken aan VLAIO en 2) dat de bedrijfsrevisor de gegevens die hij aldus overmaakt, confidentieel zal behandelen. Ook de personeelsleden van VLAIO en de personen die ambtshalve kennis krijgen van de steunaanvraag of opvolging ervan zijn ertoe gehouden alle informatie die ze via de digitale flow ontvangen, strikt vertrouwelijk te behandelen.