17 februari 2023

Lieven Acke, bedrijfsrevisor

 

De drukke periode voor bedrijfsrevisoren is aangebroken. Dit mag evenwel geen excuus zijn om het ISQM 1 project voor enkele maanden te laten liggen. 

Een goede retroplanning zal immers aantonen dat een over het jaar gespreide inspanning aangewezen is.

Het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren verwacht van de bedrijfsrevisoren een degelijk uitgewerkt implementatieplan dat aantoont dat de “due date” zal gerespecteerd worden. 

In grote lijnen zijn 4 fasen te onderscheiden in het implementatietraject:

  • De noodzakelijke voorbereiding
  • De keuze van de tools
  • Aanpassen van de gekozen tools aan de organisatie
  • Verzekeren dat het systeem operationeel is tegen uiterlijk 15 12 2023.
Iedere fase van het implementatietraject krijgt per kantoor een eigen invulling, afhankelijk van de complexiteit van de organisatie, van de aard van de uitgevoerde opdrachten, van het actuele ISQC 1 maturiteitsniveau, … .

De noodzakelijke voorbereiding zal onder andere bestaan in het toewijzen van de ISQM-verantwoordelijkheden en het uitvoeren van een algemene risicobeoordeling als noodzakelijke input voor ISQM 1. In deze eerste fase is het ook aan te bevelen op kritische wijze de huidige ISQC 1 organisatie te beoordelen; het is immers aan te bevelen manifeste tekortkomingen (ontbrekende of slecht functionerende procedures) te remediëren alvorens de overstap naar ISQM 1 te zetten.

Vrij vlug zal moeten bepaald worden of teruggevallen wordt op software om ISQM 1 te beheren en zo ja welke software dit zal zijn. 

Er kan overwogen worden om in een eerste fase een beperkt aantal licenties te nemen. Dit laat toe de kostprijs te drukken, de software te leren kennen en te beoordelen, aan te passen aan het kantoor, in voorkomend geval vast te stellen of de kantoororganisatie dient aangepast, … .

Op de website van het ICCI zijn tal van modellen van procedures, documenten, … te vinden. Deze “templates” dienen aangepast aan de eigen kenmerken van het kantoor. Dit zal de nodige tijd in beslag nemen.

Tenslotte zal het kwaliteitsbeheersingssysteem moeten uitgerold worden. Opleidingen zullen noodzakelijk blijken; het voorzien van een proefperiode zal geen overbodige luxe zijn.

Het is duidelijk dat voornoemde taken meerdere personen binnen een organisatie zullen mobiliseren. Het afsluiten van een fase is de noodzakelijke voorwaarde om een volgende fase aan te vangen. 

Hieronder vindt u een voorbeeld van een retroplanning die in een kantoor kan worden gebruikt:

STAPPEN PERIODE GEDAAN OP OPMERKINGEN
    
I. ACTIES DIE VÓÓR DE INVOERING VAN DE TOOL MOETEN WORDEN ONDERNOMEN    
Bijvoorbeeld:    
-Bepaling van de risicobeheerstrategie van het kantoor    
-Benoeming van de verantwoordelijken (ISQM, Ethiek, IT, monitoring, EQR...) en motivering voor hun benoeming    
-Opstelling van de procedures (beleidslijn, procedure en bijlagen per component)    
II. KEUZE EN INVOERING VAN EEN TOOL    
Bijvoorbeeld:    
-Instellen van doelstellingen, risico's, reacties op risico's en acties in de tool    
-Instellen van de procedures (beleidslijn, procedure en bijlagen) in de tool    
-Instellen van TESTER-gebruikers in de tool    
-Inbrengen van de klanten van het kantoor in de tool    
III. TESTINGSFASE    
Bijvoorbeeld:    
-Testfase van de tool - interne jaarlijkse procedure van het kantoor    
-Testfase van de tool - procedure opdrachten aan de klant    
-Correctiebeheer of aanpassing van risico's en procedures    
IV.ROOT CAUSE ANALISYS (RCA)    
V. OPLEIDING VAN DE MEDEWERKERS    
VI. VALIDATIE VAN HET ISQM-SYSTEEM EN VAN DE TOOL    
Bijvoorbeeld:    
-Definitieve goedkeuring van het systeem door het management    
-Definitieve invoering ISQM    
-Beoordeling van het systeem    

Nu is het aan jullie beurt, wacht niet tot oktober om te beginnen!

 

Gerelateerd

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling: ook voor wettelijke opdrachten

Lieven Acke, bedrijfsrevisor

15 november 2024

Studienamiddag ISQM

Roby Fele, Senior advisor Regelgeving IBR

5 juli 2024

29 mei 2024: studienamiddag ISQM

28 maart 2024