28 maart 2024
Olivier de Bonhome, bedrijfsrevisor
Het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (CTR) (hierna: “het College”) heeft onlangs vaststellingen gepubliceerd over kwaliteitscontroles in 2022 bij niet-OOB-kantoren. In dit artikel vindt u de belangrijkste tekortkomingen die zijn vastgesteld en de bijbehorende goede praktijken om ze te vermijden.
In het jaar dat we hier bespreken, heeft het College de kantoororganisatie van 22 bedrijfsrevisoren gecontroleerd en minstens één controleopdracht van 39 bedrijfsrevisoren geïnspecteerd.
Als resultaat van de campagne legde het College 141 maatregelen op (ter vergelijking, het jaar 2021 resulteerde in 228 maatregelen), waaronder :
De belangrijkste tekortkomingen die werden vastgesteld in de organisatie van bedrijfsrevisorenkantoren hadden betrekking op het tijdig indienen van dossiers in de vorm zoals vereist door de auditstandaarden (37,50%), de correcte toepassing van het systeem van monitoring (25%) en het werk dat werd uitgevoerd ten aanzien van de ondernemingsraad (20,83%).
Het College heeft bepaalde efficiënte initiatieven en goede praktijken waargenomen op het vlak van de definitieve samenstelling van controledossiers:
het instellen van een sterke toon aan de top door het belang van het controledossier te duiden en tekortkomingen op te nemen in de prestatiebeoordelingen.
Hoewel het College regelmatig lacunes vaststelt in de definitieve samenstelling van controledossiers, stelde het bij een selectie niet-OOB-bedrijfsrevisoren(kantoren) helemaal geen tekortkomingen vast. Dit is prijzenswaardig en het resultaat van discipline..
De meest voorkomende tekortkoming die het College vaststelde op het vlak van monitoring is dat bedrijfsrevisorenkantoren zich beperkten tot het opstellen van een schriftelijk monitoringsproces. Dit volstaat niet. Ze moeten dit proces ook daadwerkelijk implementeren en op passende wijze documenteren.
Een goede praktijk bestaat erin om middels een root cause analysis de onderliggende oorzaken van de tekortkomingen vast te stellen, en aldus een doeltreffend herstelplan te ontwikkelen. Communiceer tijdig de bevindingen/observaties van de controleactiviteiten van het bedrijfsrevisorenkantoor aan het personeel om herhaling van de tekortkomingen te voorkomen.
De meest voorkomende tekortkomingen vastgesteld door het College waren de volgende:
Een werkprogramma met de nuttige werkpapieren is een goede praktijk om te voldoen aan de opbouw en volledigheid van het controledossier alsook het hanteren van een checklist om de volledigheid van de informatie na te gaan, om vervolgens de eventuele impact van de niet-verstrekte inlichtingen op het getrouw beeld te evalueren.
De vastgestelde tekortkomingen op het vlak van controleopdrachten betreffen onvoldoende controlewerkzaamheden die toelaten voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen (35,64%), onvoldoende risico-inschattingswerkzaamheden voor het inschatten en identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang (20,79%) en een gebrekkige uitvoering van de planning van de audit en het bepaalde materialiteitsniveau (8,91%).
In volgorde van meest tot minst frequent aantal tekortkomingen binnen de categorie van controle-informatie, stelde het College inbreuken vast op de volgende gebieden:
Het meeste werk van de bedrijfsrevisor bij het vormen van zijn oordeel bestaat uit het verkrijgen en evalueren van controle-informatie.
Controlewerkzaamheden om controle-informatie te verkrijgen kunnen bestaan uit inspecties, waarnemingen, bevestigingen, herberekeningen, cijferanalyses en het opnieuw uitvoeren, vaak in een bepaalde combinatie, naast het verzoeken om inlichtingen.
Een redelijke mate van zekerheid verkrijgen, betekent dat de commissaris voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgt om het controlerisico (het risico dat de commissaris een onjuist oordeel tot uitdrukking brengt wanneer de financiële overzichten een afwijking van materieel belang bevatten) tot een aanvaardbaar laag niveau terug te brengen.
Binnen de categorie van de risico-inschattingswerkzaamheden hadden de meeste tekortkomingen die het College vaststelde binnen de controleopdrachten van niet-OOB-bedrijfsrevisoren betrekking op:
Enkele doeltreffende initiatieven en goede praktijken die het College heeft waargenomen, focussen op het versterken en vervolledigen van de controledocumentatie over het door de bedrijfsrevisor verworven inzicht.
Het College stelde vast dat het controleprogramma van de commissaris niet steeds de aard, timing en omvang van de controlewerkzaamheden bevatte of dat het controledossier de factoren die in aanmerking komen voor het materialiteitsniveau niet vermeldt.
De publicatie van het College gaat verder in op tekortkomingen inzake AML-vereisten. De top 3 van de vastgestelde tekortkomingen betreft:
Wat de waakzaamheidsplicht betreft, moet de bedrijfsrevisor deze aanpassen in functie van het vastgestelde risico verbonden aan de zakelijke relatie. Eenvoudige maatregelen zijn passend bij een laag risico van witwassen van geld en financiering van terrorisme (hierna: “WG/FT-risico”) en verscherpte maatregelen bij een hoog WG/FT-risico.
De algemene risicobeoordeling is slechts volledig als deze rekening houdt met de variabelen vermeld in bijlage I en III van de Wet AML. Het College ontwikkelde het hulpmiddel ‘Mijn algemene risicobeoordeling’ om de bedrijfsrevisor te ondersteunen bij de opmaak van zijn algemene risicobeoordeling. Daarenboven is de algemene risicobeoordeling te actualiseren telkens er zich een gebeurtenis voordoet die een significante invloed kan hebben op één of meerdere risico's. De AMLCO verifieert minstens jaarlijks of de algemene risicobeoordeling nog actueel is. Een goede praktijk tot bewijs van de actualisatie bestaat erin om een vast veld te voorzien voor het vermelden van de datum van het opstellen en herzien van de algemene risicobeoordeling.
Het is niet voldoende om de identificatie van een PPP uit te voeren op basis van ‘algemene kennis’ zonder gebruik te maken van consulteerbare databases of andere beschikbare informatie. De bedrijfsrevisor moet zijn opzoekingen in het controledossier documenteren door een bewijs bij te houden van de raadpleging (minstens via een print screen bijvoorbeeld), zelf wanneer de opzoeking er niet toe leidt dat de persoon als een PPP wordt gekwalificeerd.
Tot slot, en na het lezen van deze publicatie zijn we ervan overtuigd dat deze goede praktijken gepubliceerd door het College onze confraters in staat zullen stellen om hun kantoren nog beter te organiseren en de kwaliteit van de opdrachten die hen worden toevertrouwd voortdurend te verbeteren en we raden u aan om deze publicatie volledig te lezen.