Een correct, duidelijk en transparant openbaar register: een voortdurende bekommernis

Stef Van Attenhoven, verantwoordelijke vennootschappen - openbaar register

Ongeveer twee jaar terug startte het IBR met een grondige controle van de volledigheid en correctheid van de gegevens die in het openbaar register worden opgenomen.  De reden daartoe lag voor de hand: de burger verwacht dat de informatie van een publieke databank correct, actueel en betrouwbaar is. Dat dit a fortiori geldt voor de gegevens die opgenomen worden in het openbaar register van bedrijfsrevisoren, lijkt ons vanzelfsprekend.

Onze controles werden zeer ruim opgevat. Van de juistheid van een (e-mail) adres, tot de verplichte inschrijving in het register van de zogenaamde managementvennootschap via dewelke de bedrijfsrevisor zijn revisorale werkzaamheden factureert. Zie in dit verband: Mededeling 2021-25 (ibr-ire.be) of nog Welke vennootschappen moeten in het openbaar register worden ingeschreven? (ibr-ire.be). De actie hierrond leidde vorig jaar tot de inschrijving van liefst 105 vennootschappen, zowat 70 inschrijvingen meer dan “het langjarige gemiddelde”. 

Daarnaast stelden we vast dat niet iedereen de in te vullen of aan te klikken gegevens op dezelfde manier interpreteert. Om tot een eenduidige en transparante invulling van deze gegevens te komen, werden er, in overleg met het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren, 13 rapporten ontwikkeld om anomalieën op te sporen en recht te zetten. 

Twee voorbeelden: 

• Principe: elk kantoor dient minstens één bedrijfsrevisor natuurlijke persoon met handtekeningsbevoegdheid aan te duiden. Bij 290 (!) kantoren was dit niet het geval. Na onze actie is dit voor alle kantoren rechtgezet.
• Principe: de managementvennootschap van een bedrijfsrevisor die als natuurlijke persoon behoort tot een netwerk, dient ook aan te sluiten bij dit netwerk. 32 van de 40 aangeschreven bedrijfsrevisoren brachten dit inmiddels in orde.

De vele telefonische en schriftelijke contacten naar aanleiding van onze controles, deden ons bovendien inzien dat enkele in het register gehanteerde begrippen uiteenlopend werden geïnterpreteerd door de voornaamste contactpersonen van de kantoren. Daarom vonden we het aangewezen om daarover in de jaarlijkse mededeling betreffende de actualisering van de gegevens verduidelijking te verschaffen. Mededeling 2022-14 (ibr-ire.be). Ook dit initiatief heeft geleid tot meer transparantie en duidelijkheid bij alle betrokkenen. 

We durven vandaag te stellen dat de kwaliteit van ons openbaar register sedert het begin van onze gerichte acties er met rasse schreden op is vooruit gegaan. Dit is ook, en niet in het minst, de verdienste van de bedrijfsrevisoren zelf. Zij toonden begrip voor onze controle-initiatieven, bevestigden het grote belang van een correct register, en, last but not least, ondernamen actie om vastgestelde tekortkomingen te herstellen.  

Let wel: deze positieve conclusie betekent niet dat onze inspanningen worden stopgezet. Wekelijks blijven we controlerapporten genereren en zullen vastgestelde tekortkomingen signaleren, net zoals we onze inspanningen verder zetten om vennootschappen te detecteren die in het register moeten worden ingeschreven. 

Onze controles garanderen echter niet dat we elke onvolkomenheid detecteren. We kunnen bijvoorbeeld onmogelijk weten dat een medewerker van een kantoor de stap zet van een bediendenstatuut naar een mandaat als bestuurder. Het is in deze de verantwoordelijkheid van de voornaamste contactpersoon om elke wijziging binnen de maand mee te delen aan het IBR. Dat geldt ook voor de statutenwijzigingen van vennootschappen, waarvan we er dit jaar wegens de verplichte aanpassing aan het WVV heel wat verwachten. Zie ook: Mededeling 2022-11 (ibr-ire.be). In dit verband adviseren we u nogmaals om voorafgaand aan de afspraak met de notaris of de neerlegging ter griffie een advies over uw ontwerp te vragen via reg@ibr-ire.be .