9 november 2021
Robin Raes (Marketing & Communication) & Barbara Dequae (Health, People & Sustainability) – Vandelanotte
Sinds corona is duidelijk geworden dat hybride werken (deels op kantoor, deels vanuit huis) niet meer weg te denken is uit onze organisaties. En hiermee dus ook leidinggeven op afstand. Maar hoe kan je dit succesvol aanpakken? Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat je medewerkers zich nog steeds betrokken voelen? Hoe ga je het werk organiseren? En hoe kan je je medewerkers blijven motiveren?
Het gevoel hebben om ergens bij te horen heeft een belangrijke invloed op het werkgeluk van je medewerkers. Dat dat werkgeluk tijdens de lockdownperiodes een flinke deuk heeft gekregen, hoeft dan ook niemand te verbazen. Het verplichte thuiswerk en de fysieke afstand zorgden er namelijk voor dat heel wat werknemers zich eenzaam voelden.
Als werkgever is het dus belangrijk om in de organisatie van het hybride werken niet alleen het operationele luik aan te pakken maar ook het mensgerichte niet uit het oog te verliezen. Je zorgt er best voor dat je medewerkers zich (opnieuw) verbonden voelen, niet alleen met hun collega’s maar ook met de onderneming. Medewerkers die zich betrokken voelen, zorgen immers voor minder verloop, een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim.
Enkele tips om dit succesvol aan te pakken:
Mensen hebben nood aan richting. Maak de teamdoelen zo duidelijk mogelijk en stel samen met je teamleden de taken en prioriteiten vast. Wat moet er gebeuren en wat is haalbaar?
Zorg voor transparantie over werkprocessen en wie wat doet, tot wanneer en waar afgemaakt werk of werk in uitvoering te vinden is. Zo weet elke werknemer wat van hem of haar verwacht wordt en wat hij of zij terug kan verwachten. Geef bovendien aan wat de standpunten rond thuiswerk zijn.
Communiceer luid en helder over de doelen, geef veel info en leg uit waarom je welke beslissingen neemt. Omdat het fysieke luik door het deeltijds thuiswerken voor een stuk wegvalt, is het belangrijk dat iedereen dezelfde informatie op (indien mogelijk) hetzelfde moment ontvangt. Op die manier is er geen verwarring mogelijk over beslissingen of over bepaalde procedures en werkinstructies. Zorg ervoor dat je een centraal platform hebt waarop medewerkers documenten en richtlijnen kunnen terugvinden en durf ook andere middelen in te zetten. Met een interne nieuwsbrief, het intranet of een recurrente Teams-meeting met de belangrijkste updates hou je je medewerkers op de hoogte van de laatste beslissingen.
De werksfeer erin houden wanneer meerdere collega’s op afstand van elkaar werken, is niet altijd eenvoudig. Tijdens de vele videocalls waar vooral planning en to-do’s worden overlopen, ontbreekt namelijk vaak de tijd om te vragen hoe het écht met je collega’s of medewerkers gaat. Hou daarom de vinger aan de pols en organiseer op vaste tijdstippen interactiemomenten en een-op-eens. Dat kan bijvoorbeeld door een dagelijkse koffiebreak, een wekelijks overlegmoment met het team of een maandelijks virtueel aperitief met de baas. Dit soort meetings moet vooral zuurstof geven aan de samenwerking en het isolatiegevoel tegengaan. Motiveer mensen bovendien om bij virtuele meetings hun camera aan te zetten. Mensen effectief kunnen zien zorgt meteen voor een informelere sfeer en zet mensen aan om in gesprek te gaan.
De kantoorgebouwen worden vooral de place to be voor overleg, om samen aan projecten te werken en om kennis te delen. Faciliteer de ruimte voor toevallige ontmoetingen van waaruit spontaan leren en creativiteit voortvloeien. Evolueer van een pure kantoorwerkplek naar een uitwisseling- en ontmoetingsplek.
“The best way to learn if you can trust somebody, is to trust them.” – Ernest Hemingway
Succesvol leiderschap op afstand vertrekt vanuit vertrouwen. Tijdens de lockdown schakelden we met zijn allen massaal verplicht over op telewerk. Als leidinggevende werd je gedwongen om de controle los te laten en vertrouwen te geven aan je medewerkers. Zij deden hun uiterste best om de vele ballen in de lucht te houden en de nodige resultaten op het werk te behalen. Ze bewezen toen dat ze hun werk goed bleven uitvoeren, ondanks de moeilijke omstandigheden.
Trek de lijn door en geef hen verder dat vertrouwen. Geef je medewerkers de middelen die ze nodig hebben, de taken die je verwacht (en realistisch zijn om te doen) en sta hen toe om in hoge mate autonoom te werken. Communiceer veel en regelmatig en evalueer op basis van resultaten.
Biedt verder als leidinggevende ook ondersteuning vanuit een coachende rol. Als coach ga je in gesprek, luister je naar je medewerkers en motiveer je hen. Pols naar succesverhalen. Wat werkt goed, wat kan beter? Welke lessen kunnen we meenemen naar de toekomst?
Wees zichtbaar en beschikbaar voor je medewerkers zodat ze zich gesteund of geholpen voelen.
Als leidinggevende kan je niet alles alleen aan. Je doet er goed aan verantwoordelijkheden – en niet alleen taken – te delegeren. Zo begeleid je je medewerkers in de evolutie van ‘wachten op werk’ naar ‘nemen van verantwoordelijkheid’ en stimuleer je participatie, samenwerking en betrokkenheid. Jullie werken samen aan een gedeeld doel.
Geef complimenten aan medewerkers! Een extra schouderklopje kan voor veel mensen wonderen doen. Wie zich gewaardeerd voelt, zal sneller geneigd zijn om dat extraatje te doen en zo samen het doel te bereiken. Een schouderklopje hoeft trouwens niet altijd fysiek te zijn. Een oprechte dankjewel, een luisterend oor of een kleine verrassing werkt net zo (of misschien nog wel extra) motiverend. Heb ook oog voor wie het moeilijk heeft en durf in gesprek te gaan. Mensen vinden het belangrijk om zich gehoord te voelen.